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  • そのメール、上司をイラッとさせているかも……役職者への調査で判明した、押さえるべきポイント5つ

    2018年09月11日
    知る・学ぶ
    ほんのひきだし編集部
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    ポイント3.「必要な情報が足りない」メールを防ぐ

    メールでやりとりする際に、必要な情報が書かれていないとやはりイラッとするもの。たとえば「書類を郵送してほしい」と依頼しておきながら、住所が書かれていないと、ホームページや名刺を調べたりと余計な手間がかかります。それでもわからなければ、メールで住所を尋ねるなどやりとり自体が増えてしまう可能性も。

    必要な情報が足りない理由は、主に次の2つです。

    1.そもそも自分が情報を整理しきれていない
    2.「相手が必要な情報」を把握できないので的確な取捨選択ができない

    対策としては、「『文章があいまい』なメールを防ぐ」に通じるものがありますが、メールを書く前の情報整理が挙げられます。特に「相手が必要な情報」を意識して、情報を整理してみてください

    「書類の郵送を依頼するなら、自社の住所が必要だな」「面会をお願いするなら、候補の時間と場所も書いておこう」などと必要な情報をイメージして書けば、「追加の質問」が不要なメールになるはずです。

     

    ポイント4.「読みづらい」メールを防ぐ

    「読みやすさ」に気を配っていないメールは、受信しても読む気が起きないもの。読みやすいメールにするための工夫はいくつもありますが、ここでは基本中の基本、1行あたりの文字数を減らすことの重要性をお伝えしましょう。

    メールは1行あたりの文字数が多いと文字がギッシリつまった画面になり、読み手を戸惑わせます。そのため、適度に改行して、読みやすいレイアウトを目指しましょう。1行の“適度”な文字数は20〜30文字です

    ただし、メールを書くときに、いちいち文字数を数えていては手間がかかります。そのため、おおむね「一息で言い切ることができるギリギリが30文字」と換算してみてください。

    少しゆとりをもって言い切れる長さを目安に、文章を改行します。「長い1行より、短い2行にする」という心がけで、1行を短くするとよいでしょう。

     

    ポイント5.「文章が攻撃的」なメールを防ぐ

    「文章が攻撃的」なメールには、「自分の怒りを表現しようとしている」ケースと、「攻撃しているつもりはないのに攻撃的になっていた」ケースがあります。いずれにしろ、攻撃的なメールは感情の行き違いを生むだけです。

    「『文章があいまい』なメールを防ぐ」でもふれましたが、メールを書くのには「目的」があります。そしてその目的は、相手と衝突することではありません。たとえ意見の相違があっても、理解をし合うためにメールを書くことを忘れず、ソフトに伝えましょう。

    これは、相手に非がある、ないに関係ありません。たとえば「納品された商品に欠陥があった」というケースでも、自分の怒りをぶつけてしまうと、相手との関係が余計にこじれてしまいます。

    ここでメールを書く「目的」は、「代替の商品を納品してもらう」こと。相手を責めるのではなく、いつまでに代替品を納品してもらえそうか、冷静に確認しましょう。

    どのようなトラブルに巻き込まれても、メールの目的を思い出せば、感情をぶつける必要はないことに気づくはずです。

     

    ビジネスメールの正解が身につく本

    仕事のメールは自己流でやってきた、というあなたにおすすめの本が『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』。

    イラッとされないビジネスメール正解不正解
    著者:平野友朗
    発売日:2017年06月
    発行所:サンクチュアリ出版
    価格:1,375円(税込)
    ISBNコード:9784801400412

    普段相手からもらったメールを見て学ぶのも大事ですが、その前に本書で体系的な「ビジネスメールの正解」を身につけましょう。正しい書き方・送り方を身につければ、メールはあなたの仕事にとって、力強い武器になるはずです。


    ※本記事は、サンクチュアリ出版WEBマガジンに2017年9月29日に掲載されたものです。
    ※この記事の内容は掲載当時のものです。 

     

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