• そのメール、上司をイラッとさせているかも……役職者への調査で判明した、押さえるべきポイント5つ

    2018年09月11日
    知る・学ぶ
    ほんのひきだし編集部
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    「文章があいまい」「失礼な文面」「攻撃的な表現」「情報が足りない」「読みづらい」……。そんなビジネスメールを書いてしまっていませんか?

    今回は、ビジネスメールにおける具体的な書き方のマナーを解説します。

     

    役職者への調査からわかった、不快にさせるメールとは?


    「ビジネスメール実態調査」とは、仕事でメールを使う人を対象にした、日本で唯一のビジネスメールに関する調査です。この調査結果の中に面白いデータがあります。

    それは、約1000社の役職者(いわゆる会社の上司たち)が「仕事でメールを受け取って不快に感じたこと」のランキング。上位5つは以下の通りです。

    ・文章があいまい(35.84%)
    ・文章が失礼(34.04%)
    ・必要な情報が足りない(28.48%)
    ・メールが読みづらい(27.99%)
    ・文章が攻撃的(26.02%)

    つまり役職者たちが「イラッとする」メールの大半は、この5種類に集約されるということ。では、メールで人をイラッとさせないためにどうすればいいのでしょうか。この調査をふまえて5つのポイントを説明します。

     

    ポイント1.「文章があいまい」なメールを防ぐ

    読み手をイラッとさせるメールの特徴はさまざまありますが、中でも「文章があいまい」なメールはその筆頭です。「何が言いたいの?」「私にどうしてほしいの?」と不快感を与えてしまうため注意しましょう。

    文章があいまいになる理由はいくつか考えられますが、なかでもありがちなのが、メールを「思いついた順番に書いてしまう」こと。事前に情報を整理しないでメールを作成すると、文章の中で「情報」「意見」「結論」が入り混じってしまい、読み手にうまく伝わりません。

    この対策の1つとして有効なのが「メールを書く前に情報を整理する」ことです。

    メールを書く前に必要な情報をすべてピックアップし、次に、メールを書く「目的」「誰に書くか」で情報を絞り込みます。

    たとえば、ヒットした自社製品のバージョンアップ商品についてのメールを書く場合。「上司に、販売戦略を確認してもらう」ために書くメールと、「既存商品を使っているお客様に、新商品を案内する」ためのメールでは、伝えるべき情報が異なるはずです。

    「情報をすべてピックアップ→必要な情報を絞り込む」というステップをふんで書いたメールは、自然と「相手に何をしてほしい」かが伝わります。慣れないうちは、紙やパソコンのメモ帳を使ってもいいので、ぜひ情報整理をしてみてください。

     

    ポイント2.「文章が失礼」なメールを防ぐ

    メールの読み手が「失礼だ」とイラッとする理由の1つに、「内容や立場に合った表現になっていない」というケースがあります。

    たとえば、生命保険会社の営業の人から「アンケートのお願い」という件名でメールが来たとします。そのメールの文末が「メールでかまいませんので、下記の事項に、至急、ご回答をお願いいたします」とあれば、イラッとしますよね。これは、相手が本来こちらの協力を仰ぐ立場にもかかわらず、自分の都合を押し付けているため不快感を覚えるのです。

    このような場合には「相手の協力を仰ぐ立場」であることを自覚して、自分の都合を押しつけずソフトにお願いする必要があります。あくまで「手間をかけて申し訳ない」という態度を貫き、相手のメリットを書きそえることで協力を仰ぎましょう。

    また、もし期限を示す場合にはその理由を書きそえます。先ほどの例でしたら、たとえば「6月2日(金)までにアンケートをお答えいただいた方には、特製のノベルティ・グッズをプレゼントいたします」などとあれば、期限を示す必然性ができるでしょう。

    >>次ページ:「●●が足りない」メールもイラッとさせる可能性大




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